Préparer un salon
La participation aux manifestations commerciales est un des outils de communication internationale le plus efficace, surtout dans le cadre d'une prospection de nouveaux marchés. C'est l'occasion pour vous de présenter l'offre de votre entreprise à un large nombre de prospects et d'établir un premier contact avec eux. Suivez ces conseils afin d'y optimiser votre participation.
Organiser la visite d'un salon
Avant d'envisager de participer à un salon, allez-y d'abord en tant que visiteur. En effet, la visite vous permettra de choisir le salon le plus pertinent pour vos produits, de repérer les lieux stratégiques et de vous faire une idée générale avant d'y participer en tant qu'exposant. Informez-vous sur les nouveautés en termes de produits, les supports de communication les plus pertinents associés au salon et établissez des premiers contacts avec les organisateurs. Préparez des fiches contact, que vous pourrez distribuer et faire renseigner par vos contacts pris ; Ces fiches vous permettront d'organiser rapidement l'information recueillie pour assurer un suivi.
La participation à un salon
Avant toute démarche, l'entreprise doit constituer un planning afin de gérer au mieux le temps qui lui est attribué. Il faut savoir que la préparation est l'étape décisive : c'est à ce moment que se joue le succès ou l'échec de l'exposition.
| Temps avant le salon | Actions à entreprendre |
| 12 mois | Location du stand : plus le stand sera réservé à l'avance, plus l'entreprise bénéficiera d'un emplacement stratégique Sélectionnez les produits que vous souhaitez exposer en fonction de l'audience visée. |
| 10 mois | Première organisation : réservez l'hôtel pour le personnel, pensez à la décoration que vous souhaiteriez pour votre stand. |
| 8 mois | Sous-traitez la conception du stand et préparer le matériel à exposer |
| 6 mois | Mettez en place votre politique de communication pour l'événement : dans le pays à destination afin d'attirer vos prospects mais également dans votre pays d'origine afin de mettre en avant votre dynamisme. Réfléchissez à quelle animation du stand vous mettrez en place sur place. |
| 4 mois | Constituez et formez votre équipe qui sera sur place : sélectionnez vos employés qui vous accompagneront lors de ce salon et communiquez leur l'enjeu de cet événement. Organisez la logistique : vérification du matériel et réservation du transport. Communication : préparez la documentation d'entreprise et achetez l'espace publicitaire dans le catalogue. |
| 3 mois | Préparation du voyage : réservez les billets d'avions, vérifiiez les passeports (demande de visas si nécessaire), préparez les cartons d'invitation |
| 2 mois | Faîtes une demande d'assurance foire ou prospection |
| 1 mois | Faîtes la demande de carnet ATA (documents douaniers pour l'expédition d'échantillons) Envoi des invitations |
| Les derniers jours | Expédiez vos produits, Organiser le départ du personnel, Aménagez le stand Vérifiez les produits, Contrôlez la sécurité |
Son coût
L'organisation d'un salon est une opération coûteuse qu'il faut considérer comme un investissement.
Quels types de dépenses prévoir ?
- Les frais d'exposition : location du stand, inscription au catalogue des exposants, frais d'inscriptions, etc.
- Les frais d'aménagement : mobilier et décoration, l'éclairage, montage et démontage, etc.
- Les frais de communication : création du visuel de l'invitation, envoi des invitations, constitution de brochures et plaquettes, échantillons et autres matériels de promotion, réceptions, etc.
- Les frais liés aux produits : emballage, transport, assurance, etc.
- Les frais de personnels : transport, hébergement, nourriture, interprètes, etc.
Comment les financer ?
- Assurance prospection : garantissant contre un échec partiel ou total des manifestations commerciales.
- Groupement d'entreprises : vous pouvez vous regrouper avec des entreprises de votre secteur pour partager un stand collectif et ainsi mutualiser les frais d'organisation.
Assurer un Suivi
Une fois l'exposition terminée, il est nécessaire d'établir rapidement un bilan de participation du salon. Le bilan a deux objectifs : Il vous permettra d'évaluer la qualité et le nombre de contacts pris lors du salon. Répartissez vos contacts dans via différentes catégories comme le type d'offre souhaité, le degré d'intérêt du prospect ou encore son niveau de crédibilité. Vous pourrez ainsi créer une liste de contacts prioritaires et adapter plus facilement vos approches commerciales selon chaque profil de prospects.
Il vous permettra de prendre du recul sur l'évènement. Effectuez une analyse des informations recueillies et réalisez un bilan sur le salon professionnel, en énumérant les aspects positifs ainsi que les aspects à améliorer.
De ce bilan découlera le suivi, le point stratégique et essentiel après le salon. Il consiste à envoyer, dans la semaine qui suit le salon, un message de remerciement à vos visiteurs pour leur passage sur le stand ainsi que de la documentation correspondant à leurs attentes respectives. La réactivité est ici de mise et il est préférable de personnaliser chaque message pour attirer l'attention de votre interlocuteur. Un bon suivi atteste de votre professionnalisme et permet d'entreprendre des négociations avec de nouveaux clients, de répondre aux demandes recueillies sur le salon et de confirmer les commandes.
La participation aux manifestations commerciales est une bonne façon de se faire connaître et de promouvoir ses produits. L'entreprise fidélise ses propres clients et enrichit son fichier par des prospects étrangers. C'est un moyen d'accéder à de nouveaux marchés tout en développant son image de marque.
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